Rabu, 27 Januari 2016

Home » » Susunan Acara Reuni Perak 2017

Susunan Acara Reuni Perak 2017

18.32     No comments
SUSUNAN ACARA PANITIA REUNI PERAK
ALUMNI 92 SMA MUHAMMADIYAH I WONOSOBO

A.   Pendahuluan

1. Latar belakang

Telah dua puluh lima tahun lamanya kita Alumni 92 SMA Muhammadiyah I Wonosobo  tidak saling berkomunikasi. Maka untuk menyambung kembali jalinan silaturahim dan komunikasi yang telah terputus antar alumni, dibentuklah acara reuni dengan kepanitiaan yang terstruktur.

2. Tujuan

Petunjuk kerja ini dibuat sebagai acuan pelaksanaan tugas di masing-masing bidang sehingga tidak akan saling menggantungkan diantara personil/organisasi kepanitiaan.

3. Sistematika
  1. Pendahuluan
  2. Susunan Kepanitiaan
  3. Tugas dan tanggungjawab
  4. Rencana program kerja
  5. Penutup

B.   Susunan kepanitiaan Reuni Perak Alumni 92 SMA Muhammadiyah I Wonosobo:

Berdasarkan “Rapat Perdana”  yang dilaksanakan pada tgl 17 Januari 2016” di Posko/Kantor KOPERASI ALUMNI MITRA’92, untuk saling berkumpul dan bertemu muka. Juga untuk mendapatkan usulan-usulan atau ide-ide dari teman-teman semuanya, dan telah melangkah ke pemikiran “penggalangan dana”  dan “pembentukan panitia reuni perak”. Adapun susunan kepanitiaan Reuni Perak 2017 ini Terdiri dari :

1.   Ketua I                                           : Putut Hananto aji
      Ketua II                                          : Achmad Saefudin

2.   Sekretaris I                                     : Nur Istijabah
      Sekretaris II                                    : Hadiyanto

3.   Bendahara                                       : Endang Ekowati Jambore
      Bendahara II                                    : Nurochim Mundriyanto

4.   Sie Koordinator                                : Abdul Rouf Suheli
      (Humas dan Publikasi) 

      Koordinator Wilayah :        

  • Kota                                         : Mundrianto
  • Wadaslintang                             : Retno
  • Kaliwiro                                   : Prastyowati
  • Leksono                                   : Ida sukoprihatini
  • Selomerto                                 : Anisa Isnaeni
  • Watumalang                              : Subagyo
  • Mojotengah                               : Kodam
  • Garung                                     : Slamet Setiawan
  • Kejajar                                      : Hadiyanto
  • Dieng Batur                               :
  • Kertek                                      : Abdul Rouf Suheli
  • Kalikajar                                   : Setyo Adi Purnomo
  • Sapuran                                   : Ari Rahma
  • Kepil                                        :
  • Banjarnegara                             : Riana Fitria
5.   Sie Acara                                    : Rohmat Safei

6.   Sie Tempat & Perlengkapan          : Setyo Adi Purnomo

7.   Sie Transportasi & Akomodasi      :

8.   Sie Konsumsi                              : Diah Winowati, Prastyowati

9.   Sie Dokumentasi                         : Sabar

10.  Sie Dana                                      :

11.  Sie Dekorasi                                 :

12.  Sie Humas dan Publikasi                :

C.   Tugas dan tanggung jawab

1. Pimpinan

Pada tingkat pimpinan kepanitiaan yang terdiri dari Ketua I dan Ketua II mempunyai tugas dan tanggung jawab terhadap keberhasilan pelaksanaan Reuni Perak 2017.
Ketua panitia bertugas sebagai penanggunjawab dan koordinator  pelaksanaan kegiatan dibantu oleh Ketua II.  Ketua Panitia membagi penugasan kegiatan antara lain sebagai berikut :

a. Ketua I bertangungjawab atas keberhasilan program kerja seksi- seksi sebagai berikut:

  1. Bidang kesekretariatan
  2. Kebendaharaan
  3. Pendanaan
  4. Kehumasan dan Publikasi
b. Ketua II bertanggungjawab atas keberhasilan program kerja seksi- seksi sebagai berikut:

  1. Seksi Acara
  2. Seksi Tempat & Perlengkapan
  3. Seksi Transportasi & Akomodasi
  4. Seksi Konsumsi
  5. Seksi Dekorasi
  6. Seksi Dokumentasi

2. Sekretaris

Bidang kesekretariatan dalam kepanitiaan Reuni Perak 2017 ini terdiri dari Sekretaris I dan Sekretaris II. Tugas pokok bidang kesekretariatan dalam kepanitiaan ini antara lain :

  • Penyelenggaraan rapat-rapat dari mulai persiapan sampai dengan penutupan/ pembubaran panitia kegiatan reuni perak 2017
  • Pembuatan, distribusi dan konfirmasi kehadiran undangan-undangan baik rapat maupun pelaksanaan Reuni Perak 2017
  • Melaksanakan kegiatan administratif rutin dan korespodensi secara manual maupun digital elektronik
  • Melakukan notulisasi setiap kegiatan rapat dan mensosialisasikannya.

3. Bendahara

Bidang kebendaharaan dalam kepanitiaan Reuni Perak 2017 ini terdiri dari Bendahara I dan Bendahara II. Tugas pokok bidang kebendaharaan dalam kepanitiaan ini antara lain adalah:

  • Melaksanakan system akuntansi keuangan sesuai prosedur umum yang  berlaku dan dapat dipertanggungjawabkan
  • Melaksanakan penyimpanan modal kegiatan baik berasal dari iuran  maupun sumbangan/partisipasi maupun sumber-sumber lainnya.
  • Melaksanakan pengeluaran keuangan sesuai dengan persetujuan Ketua  Panitia Reuni Perak 2017
  • Membuat rekening Bank atas persetujuan  Ketua Panitia dalam rangka kepentingan kegiatan kepanitiaan.
  • Bendahara II membantu pelaksanaan tugas Bendahara I, dan mewakili  bilamana berhalangan.

4. Seksi Koordinator  (Humas dan Publikasi)

Seksi Hubungan Kemasyarakatan dalam kepanitiaan ini memegang peranan  penting dalam kerangka suksesnya acara reuni akbar ini. Seksi humas mempunyai tugas dan tanggungjawab antara lain:
  • Bertanggung jawab terhadap keberhasilan sosialisasi pelaksanaan Reuni Perak 2017
  • Menyusun rencana kerja kehumasan secara efektif efisien dan berhasil guna
  • Melakukan perluasan jaringan dalam kerangka sosialisasi dan mempublikasikan rencana acara yang akan berlangsung secara offline maupun online.

    Bidang Koordinator dalam kepanitiaan Reuni Perak 2017 ini terdiri dari Seksi Koordinator  dan Koordinator wilayah. Tugas pokok bidang Koordinator dalam kepanitiaan ini antara lain adalah:

    5. Seksi Acara

    Puncak dari seluruh kegiatan Reuni Perak 2017 sangat ditentukan oleh keberhasilan pengemasan acara-demi acara. Oleh karena  itu Seksi Acara mempunyai tugas pokok antara lain sebagai berikut:

    a.    Menyusun skenario acara kegiatan yang berlangsung.
    b.    Membentuk Sub Seksi Hiburan dan Sub Seksi Ramah Tamah
    c.    Mengkoordinir pelaksanaan acara dengan seksi-seksi lain yang berkaitan
    d.    Sub Seksi Ramah Tamah bertugas pada hari pelaksanaan reuni,antara lain:
    1. Bertanggungjawab terhadap kelancaran pelaksanaan Ramah Tamah
    2. Menyusun rencana acara Ramah Tamah dari mulai pembukaan s/d penutup
    3. Mengkoordinasi perihal bakal calon pemberi sambutan dalam rapat
    4. Bekerjasama dengan Seksi Perlengkapan mempersiapan meja rapat, konsumsi, Audiovisual, seperangkat sound sistem serta pendukung lainnya.
    5. Berkoordinasi dengan Seksi Organisasi terkait dengan kesiapan materi rapat Berkoordinasi dengan Seksi Konsumsi terkait dengan dukungan logistik konsumsi peserta Ramah Tamah
    6. Bersama Seksi Perlengkapan melaksanakan pembersihan dan pengembalian peralatan-peralatan lain pasca pelaksanaan Ramah Tamah
    7. Melaporkan hasil pelaksanaannya kepada Seksi Acara Panitia Reuni Perak 2017
    e.Sub Seksi Hiburan bertugas pada hari kedua pelaksanaan reuni, antara lain:

    1. Bertanggungjawab terhadap kelancaran pelaksanaan acara reuni.
    2. Mengkalkulasi kebutuhan anggaran yang diperlukan untuk mendukung acara.
    3. Mengkalkulasi sumbangan-sumbangan acara tanpa biaya.
    4. Bekerjasama dengan Seksi Perlengkapan dan dekorasi dalam mempersiapan segala kebutuhan acara.
    5. Menyusun rencana acara hiburan dari mulai pembukaan s/d penutup
    6. Mempersiapan peserta yang akan melakukan pentas secara matang
    7. Melaksanakan gladi kotor dan gladi bersih pelaksanaan acara.
    8. Bersama Seksi Perlengkapan melaksanakan pembersihan dan pengembalian peralatan-peralatan lain pasca pelaksanaan acara.
    9. Melaporkan hasil pelaksanaannya kepada Seksi Acara Panitia Reuni Perak 2017.

    6. Sie Tempat & Perlengkapan

    Seksi tempat dan perlengkapan dalam kepanitiaan ini mempunyai tugas dan tanggungjawab sebagai berikut:

    • Berkoordinasi dengan pihak yang ditempati dalam kerangka peminjaman  tempat beserta seluruh kelengkapan yang dibutuhkan sebatas kemampuan yang ada.
    • Bertanggungjawab terhadap kebersihan, kerapihan dan kelengkapan  sarana prasarana tempat dan lokasi yang digunakan dalam rangka kegiatan reuni.
    • Merencanakan kebutuhan anggaran sesuai dengan koordinasi dengan  kebutuhan dari seksi acara, dekorasi dan konsumsi kepanitiaan.

    7. Sie Transportasi & Akomodasi

    Seksi transportasi dan akomodasi dalam kepanitiaannya ini bertugas antara lain:

    • Bertanggungjawab terhadap kelancaran kebutuhan operasional yang memerlukan pergerakan yang bersifat mobile.
    • Bertanggungjawab terhadap penyelenggaraan penginapan bagi alumni dari luar kota yang membutuhkan
    • Memfasilitasi pengadaan ticketing perjalanan alumni ke luar kota.

    8. Sie Konsumsi

    Seksi konsumsi dalam kepanitiaan ini bertanggung jawab terhadap:

    a.    Dukungan kebutuhan konsumsi seluruh kegitan reuni, antara lain adalah:
    • Kegiatan pra reuni
    • Kegiatan Ramah Tamah
    • Kegiatan pembubaran panitia
    b.    Membuat perincian item-item kegiatan yang membutuhkan dukungan konsumsi.
    c.    Membuat perencanaan menu dan kebutuhan anggaran dukungan konsumsi

    9. Dokumentasi

    Seksi dokumentasi dalam kepanitiaan ini bertugas untuk melaksanakan peliputan, perekaman dan dokumentasi segala bentuk kegiatan yang berkaitan dengan Reuni Perak 2017. Kegiatan  pendokumentasian tersebut dilaksanakan melalui media elektronik,  digital maupun manual. Kegiatan tersebut antara lain adalah:

    a.    Kegiatan persiapan penyelenggaraan meliputi rapat-rapat persiapan serta kegiatan lain yang menunjang.
    b.    Kegiatan persiapan menjelang hari H berupa persiapan tempat, dekorasi, gladi bersih dan lain-lain
    c.    Kegiatan pada saat hari pertama
    d.    Kegiatan penutupan/pembubaran panitia
    e.    Produk kegiatan dapat berupa foto, video dan rekaman-rekaman  lainnya.

    10. Sie Dana

    Seksi dana dalam kepanitiaan ini bertugas merencanakan, menggalang, menyetorkan dan melaporkannya kepada ketua panitia secara transparan  dan akuntable sesuai dengan system akuntansi yang berlaku.

    11. Sie Dekorasi

    Seksi dekorasi dalam kepanitiaan ini mempunyai tugas dan tanggung  jawab terhadap dekorasi kegiatan ramah tamah. Beberapa hal yang bisa dilakukan adalah sebagai berikut:

    a.    Pelaksanaan dekorasi dalam maupun luar gedung pada prinsipnya memaksimalkan seluruh potensi yang ada di tempat berlangsungnya acara.
    b.    Bilamana masih terjadi banyak kekurangan dapat melakukan tambahan-tambahan seperlunya dari luar tempat diselenggarakannya acara.
    c.    Membuat perencanaan kebutuhan biaya pelaksanaan dekorasi dan  melaporkan hasilnya kepada ketua panitia.

    D. Program kerja Kepanitiaan Reuni Perak 2017

    (masing-masing seksi segera membuat program kerja masing-masing beserta kebutuhan rincian biaya yang diperlukan)

    E. Penutup

    Secara umum semua alumni terlibat dan ikut bertanggung jawab secara moril demi suksesnya acara Reuni Perak Alumni 92 SMA Muhammadiyah I Wonosobo, sesuai dengan motto kita ” Dari Kita, Untuk Kita dan Untuk Kita Semua”.
    Demikian petunjuk kerja kepanitiaan Reuni Perak Alumni 92 SMA Muhammadiyah I Wonosobo dibuat dan untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.

    Wonosobo, 18 Januari 2016

    Panitia Reuni Perak
    Alumni 92 SMA Muhammadiyah I Wonosobo

    Ttd

    PUTUT HANANTO AJI


    Untuk penggalangan dana ada beberapa cara:
    Dengan cara Penjualan Kalender kesemua Alumni92, donatur dari teman-teman, cara-cara lain (dengan tujuan supaya semua teman-teman Alumni SMA MUHI ‘92 ikut berandil dalam penyelenggaraan reuni perak).

    Untuk mengkoordinir reuni perak supaya berjalan lancar juga diadakan Pertemuan-pertemuan. Kita sekarang juga berusaha untuk mencocokkan data teman-teman yang sudah ada di database dengan data yang teraktual. Dan yang terpenting adalah untuk mencari teman-teman yang sampai hari ini belum terlacak, karena kita punya tujuan untuk menemukannya sehingga semua Alumni SMA MUHI ‘92 bisa hadir di reuni perak tahun 2017 ini.
    Karena itu sekali lagi mohon kesediaan teman-teman semua untuk menyebarluaskan
    informasi ini kepada semua Alumni SMA MUHI ‘92 dimana saja, karena dengan partisipasi teman-teman semua diharapkan informasi ini bisa diketahui lebih banyak Alumni SMA MUHI ‘92 serta membantu panitia untuk mempercepat validasi Alumni 92 SMA Muhammadiyah I Wonosobo dengan tujuan akhir akan lebih banyak Alumni SMA MUHI ‘92 yang menghadiri Reuni Perak 2017 ini.
                           
    Mari Sukseskan Reuni Perak Alumni 92 SMA Muhammadiyah I Wonosobo

    0 komentar :

    Posting Komentar